Redactado por un asesor del despacho. Este artículo nace de un caso real: un cliente nos pidió “aumentar las nóminas de final de año” para reducir el beneficio sin riesgos. Aquí te cuento cómo lo abordo, qué sí funciona, qué no, y cómo dejarlo blindado.
1. Principios de cumplimiento: pagar menos sin sustos (IRPF e IS)
Mi regla de oro es simple: ahorro fiscal = planificación + pruebas. La Hacienda Pública no discute el hecho económico real y bien documentado; discute lo artificial. Por eso, antes de tocar nóminas, bonus o retribuciones del administrador, valido tres cosas:
- Realidad del servicio: ¿qué trabajo se hace y quién lo hace? Si hablamos de tareas laborales (producción, ventas, contabilidad…), perfecto; si hablamos de dirección y administración, cuidado, eso es cargo.
- Encaje legal y documental: contrato, descripción de funciones, objetivos, actas, acuerdos de junta, estatutos y—cuando toca—modelo 111/190 correcto.
- Correlación y mercado: el gasto debe corresponderse con la actividad y estar a valor de mercado. “Subir por subir en diciembre” es una invitación a requerimientos.
En mi práctica, cuando el cargo de administrador figura como gratuito, yo solo mantengo nóminas laborales por trabajos distintos de la administración con retención ordinaria por tablas. Si se pretende retribuir el cargo, entonces activamos el protocolo “modifica estatutos + aprueba máximo anual + aplica 35 % (o 19 % si INCN < 100.000 €)”. Es la vía segura para que el gasto entre limpio y no te lo cuestionen como liberalidad en el Impuesto sobre Sociedades.
2. Administradores y empresas: cómo retribuir legalmente el cargo y no perder la deducción
Este es el corazón de la consulta que originó el post. El cliente quería subir nóminas en diciembre para “bajar” el IS. Bien, pero primero hay que separar dos planos:
Cargo gratuito vs. cargo retribuido: nómina laboral vs. retribución del cargo
- Si los estatutos dicen que el cargo es “gratuito”:
Solo son correctas (y con retención ordinaria) las nóminas por trabajos laborales distintos de la administración. En mi despacho, cuando veo este escenario, dejo por escrito: “nómina laboral sí (por tareas reales y separadas), pago por el cargo no”. - Si también queréis retribuir el cargo (p. ej., 1.000 €/año):
La vía segura es modificar estatutos para prever el sistema retributivo y que la junta apruebe el importe máximo anual. A partir de ahí, ese pago no va por tablas; se le aplica la retención fija de administradores.
35 % vs. 19 %: cómo aplicar la retención de administradores según INCN
- Regla operativa que aplico:
- 35 % con carácter general.
- 19 % si la entidad tuvo Importe Neto de la Cifra de Negocios < 100.000 € en el último período cerrado antes del pago.
- Ejemplos rápidos (sobre 1.000 € de retribución del cargo):
- INCN < 100.000 € → retención 190 €, neto 810 €.
- INCN ≥ 100.000 € → retención 350 €, neto 650 €.
- Asientos y modelos: ingreso en 111 y resumen 190, clave E (“Consejeros y administradores”). Yo lo dejo protocolizado para que Nóminas/Asesoría no se equivoquen.
Estatutos, acuerdos de junta, modelos 111/190 y control documental (mi checklist)
- Revisar estatutos: ¿cargo gratuito o retribuido? ¿Sistema retributivo definido?
- Si hay que retribuir: redactar cláusula, elevar a público y registrar.
- Junta: aprobar importe máximo anual (y repartirlo si hay varios administradores).
- Si hay servicios del administrador en SL: acuerdo de junta específico.
- Contrato ejecutivo (si consejo con funciones ejecutivas): tenerlo listo y coherente.
- Modelos: 111/190, clave E.
- Pruebas: actas, acuerdos, política retributiva, descripción de funciones separando claramente laboral vs cargo.
- Mercado: justificar que las cuantías en concepto de nómina están a valor de mercado.
Frase que uso sin rubor porque funciona: “Para blindar la deducción en IS, documento valor de mercado y correlación; lo prudente es cumplir la ley sobre sociedades (LSC).”
Deducibilidad en IS: correlación, valor de mercado y jurisprudencia reciente
- Objetivo: que la retribución del cargo sea deducible.
- Cómo lo garantizo en la práctica:
- Cumplo LSC (estatutos, sistema retributivo, máximo anual).
- Correlación: el pago responde a funciones reales del administrador.
- Valor de mercado y proporcionalidad: ni cifras simbólicas ni desorbitadas.
- Matiz jurisprudencial útil: el criterio reciente ha flexibilizado que, a falta de previsión estatutaria, no todo es liberalidad automática si hay prueba del servicio, contabilización y correlación. Aun así, mi consejo para clientes es no vivir en el alambre: adaptar estatutos y acuerdos es la vía segura.
Caso real resumido:
- Situación: cargo gratuito en estatutos; sueldos 1.500 €/mes y 2.500 €/mes.
- Riesgo: parte del sueldo realmente retribuía alta dirección.
- Solución: delimitar funciones laborales por escrito; mantener esas nóminas con retención ordinaria; y, si quieren reconocer el cargo, modificar estatutos y aprobar un fijo 1.000 €/año con su 19 % (INCN < 100.000 €) o 35 % (si no). Resultado: gasto bien armado y deducible sin sorpresas.
3. Errores frecuentes (y cómo los evito)
- Pagar “por el cargo” con estatutos de cargo gratuito.
- Mezclar funciones de administración con tareas laborales en la misma nómina sin delimitar.
- Improvisar bonus de diciembre sin devengo ni objetivos aprobados.
- No usar clave E en 111/190 cuando se paga por el cargo.
- Quantums sin justificación de mercado.
- Actas y contratos que no reflejan lo que realmente pasa.
Mi antídoto: matriz de control (estatutos, acuerdos, contratos, modelos, evidencias) + dos simulaciones (con y sin retribución del cargo) para elegir la vía con mejor equilibrio entre ahorro y seguridad.
4. Checklist de fin de año
Checklist express
- Estatutos revisados (cargo gratuito/retribuido y sistema).
- Acuerdos de junta (máximo anual, servicios en SL).
- Descripción de funciones laborales separadas del cargo.
- Bonus: objetivos aprobados antes de 31/12 y devengo claro.
- 111/190 correctos (clave E si procede).
- Evidencias y dosieres listos (para AEAT o auditor).
5. Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo subir la nómina en diciembre para pagar menos?
Sí, si retribuye trabajo laboral real (no el cargo) y cuadra con mercado y documentación. Si retribuye administración, no es nómina “normal”: es retribución del cargo y requiere estatutos + retención fija.
¿Me sirve pagar “un simbólico” por el cargo sin tocar estatutos?
Es arriesgado. La jurisprudencia reciente relaja el hachazo, pero no sustituye la seguridad de modificar estatutos y aprobar máximo anual.
¿Cómo lo reflejo en modelos?
111/190, clave E para administradores. Las nóminas laborales van por sus claves ordinarias.
¿Qué revisa más Hacienda en estos casos?
Realidad del servicio, separación de funciones, valor de mercado y coherencia entre contratos, actas y nóminas.
¿Te suena tu caso? Te preparo una hoja de ruta con tus cifras (nóminas, cargo, 111/190) y te digo qué tocar para optimizar ya sin sustos. Escríbenos y lo vemos.